品管圈指的是由同一个工作场所的人（6个左右），为了要解决工作问题， 突破工作绩效，自动自发的合成一个小团体（圈圈），然后分工合作，应用品 管的简易统计手法当工具，进行分析，解决工作场所的障碍问题以达到业绩 改善目标。
通常的品管圈讨论会，大致一个月聚会两次，一次约1~2小时，可利用 上班时间或下班以后，一般来说每一个改善主题，从提出到问题解决，达到 初订目标，时间以不超过6个月为宜。达到的结果及改善的过程，均以品管手 法里的图表来表示，成果卓越的品管圈经遴选后可在公司的品管圈发表会上 参加竞赛。以下品管圈活动推行的大致步骤（见下页图）：
一、 组建品管圈
组成品管圈，选圈长。圈长是品管圈的灵魂人物，须具备一定的领导力 及专业能力，通常以在职管理人员为适当人选。
在初次推行品管圈时，最好先将公司内有可能或有条件成为品管圈圈长 的人员进行品管圈方法的培训。培训熟练之后，再指定少数部门先成立品管 圈做示范，在这些少数的带头圈运行过程中，应予关心、支持，使其顺利运 行，营造气氛。
二、 命圏名
命圈名，没有一定的规定，可以严肃，如挑战圈；也可以活泼，如乖乖圈，关键是使圈员凝成一个共识。
第一次圈会时，圈员之间先要营造一个共识的气氛，在善意的气氛中， 可以使用脑力激荡法来选择适合本圈个性的圈名，决定好圈名后，可向外宣 布并向公司登记。
三、 讨论间體点
第二次圈会时，圈员应各自把个人收集的部门内的问题提出来讨论，一 般来说，工作现场的问题大致是：效率问题、品质问题、浪费问题、成本问 题、服务问题。
在讨论问题时，圈长应提醒圈员一定要就工作本质的目的来考虑问题， 避免讨论议题误入歧途。
四、 决定主題
圈员们应定出解决问题的先后顺序，达成共识，并决定第一次讨论的主 题。此时圈长应提醒圈员们考虑本圈是否有能力解决所提出的主题。
五、 订立改善目标
在全体圈员同意进行改善的主题后，便要制定改善目标。订立目标前要 先了解现状是如何，改善的空间大致有多大。并要掌握目标管理的SMART原 则，制定的目标应经全体圈员的同意方成立。
大、制定工作计划
制定目标后，全体圈员应探讨达成目标的具体做法，并将每个做法由圈 员分工担任，同时也应对每一个做法制定时程。
各圈员应对所分配的任务设定工作计划，计划的进行状况，可使用查检 表定期查检。
七、 掌握改善重宜
对于改善主题，使用层别法将需要的资料加以集计，并使用柏拉图法将 造成的状况和原因加以分析，找岀重要的关键项目，改善的工作应从重要的 项目下手。
八、 寻求原因
某一项结果的形成，必有其原因的存在，应设法把原因找出来。
此时可使用鱼骨图法，全体圈员用脑力激荡法，在圈会时做动脑会议， 将可能的原因一一找出，最后再选出几个主要原因。
九、 提出对策
利用鱼骨图已将改善主题的主要原因找出来了，接着便是将列为消除原 因的项目提出，并研讨出一份改善计划表，内容应包括：改善项目（原因）、 发生的原因、对策措施、对策措施责任者、预定完成时间。
十、实施对策
提出对策实施方案后，应拟定具体的实施方法。实施前应召集相关人员 进行说明及教育训练。
实施过程中，负责专项责任的圈员，应负起教导的责任，并控制过程中 正确的做法。
十一、效果确认
效果确认选择使用管制图、直方图或推移图为佳。尤以推移图既实用又 简便。
从制作的图上（或表上）可以看出对策的结果如何，是达到预定的目标， 还是不甚理想。
如是不甚理想，应重新探讨，也许是原因找错，也许是对策措施不对， 此时应考虑是否重新寻求原因，还是重新提岀对策，再来一遍。
十二、效果维持
在改善对策取得成果后，应将作业标准予以修订，或建立起作业标准 书，如此考验维持原先的效果，此做法即维持管理。
十三、总结与发表
经圈员努力所达成的成果，应将努力的过程、使用的手法及达成的结 果，用图示方法予以发表，一方面得到部门主管及公司的肯定，另一方面圈 员们可以分享成果。一般使用演讲教授的形式进行发布。
