规格、图样与采购订单的要求
采购业务应拟订一套合适的法则，以确保供应物料的要求得以明确叙述、沟通。而最重要的，是要完全为供应商所了解。这些法则可包含拟订规格、图样及采购订单，下订单前买卖双方会谈等的书面程序，以及其他适合物料采购的方法。
品质保证的协议
对供应商所负的品质保证责任，应与其达成明确的协议。
品质保证协议条款应与企业经营的需要相称，且避免不必要的成本。对于某些状况，可能涉及正式品质系统时，须包含企业和供应商物料保证系统的定期评鉴。
验证方法的协定
对于是否符合企业要求而查验的方法，应与供应商拟订一个明晰的协定。此协定亦可涵盖为求进一步的物料改进而交换的测试资料。所达成的协定可将要求条件及检验、测试或抽样方法在解释上的困惑减至最少。
解决物料纠纷的条款
与供应商拟订各种制度及程序，以解决品质纠纷。所订条款应包括处理例行性与非例行性等事情。并且最重要的一点是，企业和供应商对于影响品质的事情，必须有改善沟通渠道的条款。
接收检验计划与管理
应建立适当的方法以确保经接收的物料有适当的管制。这些办法应包含隔离场所或其他合适的方法，以避免不慎误用不合格物料。
接收检验执行的程度应谨慎规划。有必要检验时，检验水准的选择应考虑总体成本。此外，如决定实施检验，必须仔细选择受检的特性项目。在物料到达前，也必须确定所需的工具、量规、仪表、装备器材均备妥，且经适当的校正，并有足够训练有素的检验人员。
接收品质记录
应保持适当的接收品质记录，确保以往的资料完备，这样就可以评核供应商的绩效与品质趋势。
此外，为追溯的目的而需维持批次的识别记录文件，在某些情况下，可能有用而且必要。
