与供应商约定合格证的事项
合格证的格式依供应商的不同而有所不同，但一定要包含最基本的信息，至于格式只要双方认可就行。
有的前道工序（供应商）在每一最小包装单位（盒、箱、袋）上都附有合格证；有的则以每一批次为单位附设一张“合格证”。如果该批数量庞大，而合格证却只有一张，那么仓库分细发给生产现场时，可用复印件代替原件一起出库，直至该批材料使用完毕为止。
向供应商订货时，应在合同里规定合格证的格式、张数，以免双方日后有口舌之争。
对于无合格证的零件一律不予接收，更严禁投入使用
作为供应商必须在其产品上贴附合格证，以证明其产品的来龙去脉。
有的供应商（前道工序）头几次送货时都附有合格证，并且记录也很规范，但是时间长了，就慢慢忽视了，要么没有，要么记录不全，而后道工序也以材料正常为由，懒得追究。其实，这是品质下降的第一个信号，一定要注意防范此种情形出现。
现场管理
现场管理
开包者应确认，其上记述的内容与实物是否一致，格式有无新的变化。
发现异常时立即报告上司，正常时分类收集好，定期交给管理人员，管理人员判定完毕后便可废弃。
作业人员通常是第一个开包者。他在看完合格证之后，若没有明确的摆放要求，总是摆放在自己认为找得到的地方，如桌垫下面或输送带架子上，或者扔进垃圾箱里，这不仅会造成现场5S活动混乱，甚至还会失去一个追踪线索。
反馈不良品情况时，将合格证附在实物上，一起退还给前道工序（供应商）。
有的工厂（后道工序）在提供情报给供应商（前道工序）时，只提供不良样品，而不提供合格证。供应商收到不良样品后，往往还要花费大量的时间去翻查以前的生产记录，使得改善对策工作不能及时展开。
