应在进货检验程序中对特采作出规定，明确特采情况的审批人、责任人，规定作出可追溯性标志的方法，明确识别记录的内容、如何传递、由谁保存。
特采所使用的全部质量记录，应按规定认真填写，在保存期内不得丢失和擅自销毁。
当供方的产品进厂后，根据情况对需要特采的产品，由责任部门（一般为采购部或生产计划科）的责任人提出申请，报经授权人审批。
对特采的物料作出可追溯性标志，同时做好识别记录，记录中应详细记载特采产品的规格、数量、时间、地点、标示方法和供方的名称及所提供的证据。
在特采的同时，应留取规定数量的样品进行检验，且检验报告必须尽快完成。应设置适当的特采的停止点（停止点：相应文件规定的某点，未经指定组织或授权批准，不能越过该点继续活动），对于流转到停止点上的特采产品，在接到证明该批物料合格的检验报告后，才能将物料放行。若发现特采的物料经检验不合格，要立即根据可追溯性标志及识别记录，将不合格品追回。
